Đối với những người mới lần đầu tiếp xúc với máy in thì sẽ còn nhiều bỡ ngỡ. Để không bối rối nữa hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi nói về cách sử dụng máy in văn phòng.
Hướng dẫn cách sử dụng máy in
Khi bạn đã không biết cách sử dụng máy in mà trên sách hướng dẫn sử dụng lại có quá nhiều chức năng phức tạp. Do đó, để dễ dàng sử dụng máy in thì sau đây sẽ là một số chia sẻ về kinh nghiệm chúng tôi tổng hợp được. Chỉ với 4 bước đơn giản sau đây bạn sẽ dễ dàng sử dụng máy in văn phòng:
Bước 1: Cài đặt máy in và máy chủ
Cắm dây nguồn để kết nối dây nguồn của máy in với máy tính. Ở mỗi máy in đều có driver riêng được kèm theo, nếu như driver bị thất lạc bạn có thể tìm kiếm trên google để cài đặt.
Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ của máy in với các máy còn lại
Bạn vào Star -> Control Panel chọn Printers and Device or Printers and Faxes
Tiếp theo, bạn chọn vào thiết bị máy in bấm chuột phải vào Sharing -> tích vào ô Share this Printer -> Apply và ấn OK. Như vậy là bạn đã chia sẻ máy in thành công
Bước 3: Kết nối hệ thống của máy tính với máy in
Các máy tính cùng hệ thống vẫn có thể cùng sử dụng một chiếc máy in. Do đó, bạn có thể kết nối một máy in với nhiều máy tính để việc sử dụng tiện lợi hơn. Việc kết nối sẽ được thực hiện bằng cách:
Kết nối mạng nội bộ -> Control Panel -> Printers and Devices -> And a network để máy in chia sẻ và tiến hành việc in tài liệu
Bước 4: Tiến hành in
Sau khi đã hoàn tất được các bước ở phần cài đặt. Lúc này bạn chỉ cần thực hiện các thao tác in ấn thông thường nữa là xong.
Bạn chỉ cần mở File ra sau đó nhấn Ctrl P hoặc chọn Print. Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại in, sau đó bạn chỉ cần chọn các thông số mà mình muốn rồi nhấn OK. Sau đó, bạn chỉ cần chờ bản in ra khỏi khe máy in nữa là bạn đã thành công in ấn rồi.
>>Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Máy In Trên Máy Tính Dành Cho Người Mới Bắt Đầu
Một số tùy chọn cơ bản được thực hiện trên máy in
Khi sử dụng máy in bạn cần chú ý đến một số chức năng cơ bản sau đây:
- Copies: là số lượng bản in
- Printer properties: tùy chọn nâng cao để in ấn. Phần này để nâng cao được chất lượng của bản in bạn có thể sử dụng Tab Quality ở chế độ Draft,..
- Print One Sided chính là in một mặt hay in 2 mặt. Nhưng phải kiểm tra xem máy in có tích hợp tính năng in hai mặt hay không
- Collated: Dùng để đóng một tập văn bản với số lượng lớn
- A4/Letter: Chọn kích thước giấy phù hợp
- Margins: lựa chọn căn lề cho bản in
- Page Pẻ Sheet: lựa chọn in gộp các trang in của văn bản lại thành còn một trang
Những lưu ý của máy in trong quá trình sử dụng
Vị trí đặt máy in
Nên đặt máy in ở những vị trí bằng phẳng, dây cáp phải được đặt gọn gàng. Máy nên được đặt ở những vị trí thông thoáng, không bị ẩm ướt và ngoài tầm với của trẻ nhỏ.
Hộp mực
Hộp mực không được để quá lâu ở ngoài không khí vì để lâu mực sẽ bị khô. Với những bình mực của máy in laser thì không được để ở ngoài ánh sáng mà cần phải đặt vào túi nhựa cột lại. Nếu hộp mực không dùng trong khoảng thời gian dài thì nên tháo ra và bảo quản kín.
Vệ sinh máy thường xuyên
Khi sử dụng máy in thì ít nhất trong 3 tháng bạn phải vệ sinh một lần. Dù bạn có sử dụng thường xuyên hay không thì cũng phải vệ sinh. Nên vệ sinh cho sạch bụi được tích tụ trong hộp mực. Cách vệ sinh dành cho từng máy đã được hướng dẫn trong sách hướng dẫn khi mua máy.
>>Xem thêm: Mạnh Tài Hướng Dẫn Cách Kéo Dài Tuổi Thọ Máy In
Không tắt máy in đột ngột
Với máy in phun màu thì bạn không nên tắt máy in ngay sau khi mới in xong. Bạn cần phải chờ cho máy in đủ thời gian thực hiện các thao tác để tránh mực bị khô.
Không sử dụng máy liên tục trong thời gian dài
Khi bạn sử dụng máy in trong một khoảng thời gian dài thì máy in sẽ không được hoạt động trơn tru như ban đầu nữa. Đặc biệt, nếu tình trạng này kéo dài lâu thì tuổi thọ của máy in sẽ bị giảm đi.
Không tự ý sửa chữa máy in
Khi máy in của bạn gặp sự trục trặc hay bị hư hỏng mà bạn không biết được nguyên nhân. Lúc này bạn nên để nhân viên kỹ thuật xem xét hoặc đưa đến các trung tâm bảo hành để sửa chữa.
Tuyệt đối không nên tự ý sửa chữa máy in, bởi vì khi bạn không có sự hiểu biết rõ về máy in. Mà bạn thực hiện điều này có thể sẽ làm cho máy in của bạn bị hư hỏng nặng hơn.
>>Xem thêm: DỊCH VỤ SỮA CHỮA MÁY IN TẬN NƠI CỦA MẠNH TÀI
Trên đây là tất cả những thông tin về cách sử dụng máy in văn phòng cũng như những lưu ý khi sử dụng máy in để hạn chế hư hỏng đến mức thấp nhất. Hy vọng rằng, với những thông tin trên của chúng tôi có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc sử dụng máy in trong văn phòng mà không cần phải nhờ người khác
